Johanes Budi Walujo: TAHAPAN DALAM MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN

Jumat, 07 April 2017

TAHAPAN DALAM MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN

Ada enam tahap dalam proses coaching & mentoring, yaitu:
Tahap 1: Mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah kinerja
Tahap 2: Menjelaskan dampak masalah
Tahap 3: Menganalisa penyebab masalah
Tahap 4: Mendefenisikan standar kinerja yang diharapkan
Tahap 5: Menggali gagasan untuk menentukan solusi
Tahap 6: Menyusun rencana pengembangan

Tahap pertama adalah mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah kinerja, yang secara umum dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: kehadiran, masalah kinerja atau hasil pekerjaan, dan masalah sikap atau perilaku kerja.

Tahapan kedua adalah menjelaskan dampak masalah. Dalam hal ini yang perlu dilakukan adalah:

a) Menyampaikan kepada karyawan dampak atau pengaruh dari kinerjanya yang bermasalah

b) Menjelaskan bahwa dampak ini bisa beragam dan berantai, yakni dampak terhadap:
• Karyawan yang bersangkutan
• Semangat kerja rekan-rekannya
• Kinerja pelayanan atau produktivitas unit dimana ia bekerja

Semua ini tentu akan menyebabkan kinerja keseluruhan unit bisa turun dan memberikan dampak yang buruk bagi rekan kerja dari unit lainnya.

Tahapan ketiga adalah menganalisa penyebab masalah mengapa seorang karyawan memiliki kinerja yang tidak memuaskan. Dalam hal ini penyebabnya bisa dibagi menjadi dua:

1. Keterampilan dan pengetahuan yang belum memadai

2. Sikap kerja, motivasi atau perilaku yang negatif

Aspek yang pertama berkaitan dengan kurangnya keterampilan dan pengetahun yang dimiliki oleh karyawan sehingga ia mengalami kesulitan dalam menyelesaikan tugasnya.

Aspek yang kedua lebih berkaitan dengan sikap kerja atau motivasi karyawan. Jika seseorang sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, namun sikap kerjanya tidak positif, maka ia juga akan memunculkan masalah bagi unitnya.

Tahapan keempat adalah menentukan standar kinerja yang diharapkan. Dalam tahapan ini kita harus menentukan dan mengkomunikasikan standard kinerja yang diharapkan, agar karyawan tahu apa yang kita harapkan dari kinerja mereka. Dan selanjutnya mendorong mereka untuk mencapai harapan itu. Penentuan standard kinerja harus bersifat spesifik dan jika memungkinkan, dapat diukur. Misal: Memulai kerja tepat waktu, setiap pagi harus melaksanakan morning briefing, laporan sudah harus selesai setiap tanggal 10, dll.

Tahapan kelima adalah menggali gagasan untuk menentukan solusi penyelasaian masalah. Dalam tahapan ini kita harus melibatkan karyawan yang bermasalah untuk bersama-sama menggali gagasan untuk solusi perbaikan, agar ia juga merasa ikut memiliki solusi yang dirancang. Dengan demikian, ia akan lebih termotivasi dalam menjalankan solusi ini. Solusi yang disusun sebaiknya relevan dengan sumber penyebab masalah. Artinya benar-benar sesuai dengan permasalahan yang sedang dihadapi.

Tahapan terakhir adalah menyusun rencana pengembangan, untuk perbaikan dan tindak lanjut. Rencana ini harus mencakup bidang yang perlu diperbaiki dan dikembangkan: