Johanes Budi Walujo: MENGUKUR RETURN ON INVESTMENT TRAINING

Banyak organisasi atau perusahaan yang telah mengeluarkan dana yang tidak sedikit untuk melaksanakan Program Pelatihan & Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) nya. Oleh karena itu HARUS mengukur seberapa efektif program yang telah dilaksanakan tersebut, apakah memberikan kotribusi seperti yang diharapkan sesuai dengan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Cara mengukur efektivitas training menekankan pada pentingnya mengetahui standar training dari individu dalam kelompok sebelum hal-hal baru terjadi, dan kemudian menentukan perubahan yang telah terjadi dengan mengukur perbedaan dalam pencapaian setelah pelaksanaan training selesai. Dengan kata lain, tujuannya adalah untuk menentukan efektivitas training dengan cara ilmiah pada tingkat kinerja individu.

Dalam perusahaan yang telah mampu mengukur hubungan antara tujuan perusahaan, hal ini sering dinyatakan sebagai indikator kinerja utama atau Key Performance Indicators (KPI) dan tujuan pelatihan.

Efektivitas training umumnya dilihat dari sejauh mana hasil pelatihan mencapai tujuan perilaku, dan berapa biaya pelatihan dapat kembali atau Return on Investment (ROI) karena efektifitas tersebut merupakan cara untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan. Hal ini penting untuk memahami bahwa kedua komponen tersebut adalah berbeda dan tidak selalu berhubungan. Agar perusahaan mendapatkan keuntungan dari investasi pelatihan tersebut, maka harus ada ukuran efektivitas dari pelatihan yang telah dilakukan.

Pada tahap awal, tujuan training harus jelas bahwa pasti ada beberapa tujuan perilaku yang terkait dengan pelatihan tersebut, jika tidak mengapa diadakan training atau pelatihan tersebut?

Mengukur Efektivitas Training

Program training dilakukan untuk tujuan menanggapi atau mengoreksi GAP KOMPETESI dari SDM dalam perusahaan. Pelatihan mungkin efektif dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, tetapi gagal untuk menyelesaikan masalah perusahaan karena masalah perusahaan tidak diidentifikasi dengan benar saat dilakukan training tersebut. Untuk mengukur efektivitas training, tujuan program training harus dipahami dengan jelas sebelum dilakukan training sehingga tujuan perusahaan yang diinginkan bisa dicapai.

Pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan kadang tidak menghasilkan hal yang berarti. Hal ini tentu sebuah kerugian bagi perusahaan. Sebenarnya bila ingin melakukan training yang efektif, perusahaan harus memiliki TUJUAN yang matang dan berhubungan dengan peningkatkan kualitas Sumber Saya Manusia (SDM) yang dimiliki maupun produktivitas perusahaan.

Beberapa hal yang sering dilupakan diantaranya adalah mengukur efektifitas training yang telah dilaksanakan tersebut. Hal ini bisa mengurangi biaya training maupun meningkatkan kualitas dari peserta. Bila perusahaan menginginkan kualitas SDM yang dimiliki bagus, hal pertama yang HARUS dilakukan adalah dengan memilih topik atau materi training yang tepat.

Setelah tujuan program pelatihan ditetapkan, ukuran paling tepat dari efektivitas training hanyalah sebuah tes apakah peserta benar-benar memahami training tersebut dengan menampilkan pola-pola perilaku yang berbeda sebagai hasil dari mengikuti pelatihan. Jika tidak, hal itu tidak bisa dikatakan pelatihan tersebut efektif.

Jika training memiliki tujuan yang tepat, dirancang dengan baik, dan dengan konten yang solid sehingga peserta dapat belajar bagaimana untuk mencapai tujuan, dan peserta harus bertanggung jawab untuk menggunakan apa yang telah mereka pelajari dari pelatihan. Hal ini tentu akan berdampak positif terhadap perubahan perilaku peserta secara signifikan, dan menguntungkan bagi perusahaan.

Cara-cara mengetahui efektivitas training:

1) Penilaian individu dari pelatihan melalui evaluasi tertulis
Biasanya evaluasi tertulis individu yang mengikuti program pelatihan yang dilakukan adalah kegiatan terakhir dalam periode training tersebut. Hal ini bertujuan untuk meminta evaluasi tertulis secara menyeluruh oleh para peserta setelah beberapa waktu mengikuti pelatihan. Hal ini memungkinkan untuk pertanyaan lebih bermakna dan tanggapan tentang apa dan bagaimana isi pelatihan tersebut yang bisa mereka pahami. Pertanyaan dalam sesi terakhir dari training tersebut adalah untuk mengukur aplikasi yang sebenarnya dari peserta pelatihan sehingga akan memberikan pemahaman yang lebih jelas apakah pelatihan itu benar-benar tepat dan efektif bagi mereka.

2) Pengukuran terhadap kinerja individu
Peserta training ditargetkan untuk meningkatkan kinerja, mengukur kinerja individu sebelum training dan kinerja mereka setelah training akan memberikan ukuran yang baik dari efektivitas training tersebut. Kinerja peserta yang ikut dalam training juga harus diukur, hal ini untuk mengetahui apakah kinerja tersebut benar-benar memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan. Kinerja karyawan yang baik akan memberikan hasil yang baik pula bagi perusahaan. Pengukuran efektivitas training melalui kinerja masing-masing individu akan memberikan dampak positif bagi kelangsungan dan perkembangan bisnis perusahaan. Dengan mengetahui kinerja karyawan setelah mengikuti training, perusahaan bisa mengetahui apakah mereka benar-benar telah berubah setelah mengikuti training.

3) Pengukuran spesifik perusahaan pada peningkatan produksi
Hal ini memerlukan metodologi yang lebih canggih, namun dapat dilakukan karena perusahaan memang harus bersedia untuk berkomitmen pada beberapa proses yang melibatkan penilaian sebelum dan setelah peserta mengikuti training. Selain itu cara ini juga dapat melibatkan perbandingan sebelum dan sesudah peserta dilatih dibandingkan dengan karyawan yang tidak ikut pelatihan. Produksi pada perusahaan akan menentukan seberapa besar keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Dengan training diharapkan perusahaan akan memiliki tingkat produksi yang lebih baik karena SDM menjadi lebih produktif dan inovatif dalam mencipkatakn produk yang akan dijual.

4) Perbandingan produktivitas peserta training
Cara ini sebenarnya merupakan hasil yang biasanya dianggap sebagai hal yang telah terjadi sebagai akibat dari beberapa pelatihan yang dirancang khusus untuk mendorong inisiatif atau partisipasi dari karyawan. Perbandingan produktivitas peserta, bagaimana mereka bekerja dengan lebih baik.

5) Survei Attitude
Sering survei terhadap efektivitas training yang dilakukan dalam perusahaan dirancang kurang tepat sasaran. Masalah-masalah yang melibatkan pembuatan pertanyaan yang buruk dan kurangnya hasil serta ketidakmampuan untuk mengembangkan respon sehingga menimbulkan training menjadi tidak efektif. Namun, survei yang dirancang dengan benar akan memberikan wawasan yang baik ke dalam efektivitas beberapa jenis training. Beberapa cara di atas mengasumsikan aplikasi yang tepat seperti variabel luar yang dapat dikendalikan atau diminimalkan, instrumen nyata dan reliabel yang digunakan sekaligus data diinterpretasikan dengan benar, hal ini terutama berlaku ketika sebelum dan sesudah survei dilakukan.

Selain itu, tidak semua metodologi yang disebutkan di atas mewakili semua kemungkinan, cara tersebut tidak selalu mewakili metode terbaik yang digunakan dalam situasi tertentu untuk mengukur efektivitas training yang telah dilakukan.

Ada empat tahap yang terpisah untuk evaluasi efektivitas program pelatihan:

REAKSI

Tahap pertama adalah tentang reaksi dari peserta pelatihan atas training tersebut. Hal ini merupakan pengukuran yang berkaitan dengan bagaimana para peserta pelatihan memahami tentang isi dari training. Setelah training biasanya ada umpan balik agar bisa dilakukan evaluasi. Sebagian besar perusahaan tidak melakukan pengukuran efektivitas training yang telah dilakukannya, hal ini menyebabkan pemilik atau manager perusahaan tidak benar-benar tahu apakah peserta pelatihan telah benar-benar belajar sesuatu dari training tersebut.

PENGETAHUAN

Pengukuran terhadap efektivitas dapat dilakukan dengan menggunakan pertanyaan dan membandingkan hasil. Pertanyaan-pertanyaan harus objektif dan erat kaitannya dengan tujuan training. Dengan cara ini Anda dapat menentukan pengetahuan jika training benar-benar disampaikan dan ini dipahami oleh peserta pada saat itu. Perusahaan yang melakukan hal ini dapat meyakini bahwa peserta pelatihan telah benar-benar belajar sesuatu pada saat mengikuti training.

Mengapa harus membuat pengukuran tersebut bahwa kita harus melakukan pengukuran dan mempertimbangkan pembelajaran pada waktu tertentu? Karena kita tidak tahu apakah pembelajaran memiliki waktu untuk diinternalisasikan dan menjadi solid.

Sering peserta training yang mengalami kesulitan menerima materi yang diberikan saat training, tidak mampu mencerna inti training beberapa hari kemudian apalagi bulan kemudian. Ada berbagai teknik yang bisa diterapkan untuk meningkatkan efektivitas training, tapi pada dasarnya adalah dengan menggunakan teknik training yang baik dan efektif.

PERILAKU

Hal ini berkaitan dengan perilaku yang artinya perubahan yang terukur pada individu sebagai hasil dari kehadiran mereka pada saat training, hal ini paling tidak harus mengharapkan adanya perubahan dari setiap program pelatihan yang telah dilakukan. Program pelatihan tersebut untuk menentukan apakah sudah diterjemahkan ke dalam manfaat yang nyata bagi perusahaan ataukah cukup hanya memiliki produktivitas dan kualitas atau diperbaiki. Apakah jumlah kesalahan dalam perusahaan telah berkurang setelah training? Apakah ketersediaan SDM dalam perusahaan telah diperbaiki? Apakah moral tenaga kerja berubah menjadi lebih baik setelah diberikan traning?

HASIL

Pelatihan harus membuat perbedaan nyata dalam kinerja dan produktivitas, hal ini terkait erat dengan kompetensi pelatihan yang telah terbukti memberikan hasil yang efektif. Hal ini mungkin terdengar sederhana, tetapi tidak bagi kebanyakan perusahaan karena sebagian besar perusahaan tidak mengukur efektivitas setelah training. Melalui pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi cara yang paling efektif dalam membantu individu untuk menjadi kompeten.

Bagaimana Dengan Biaya Training yang Efektif?
Tujuan dari perusahaan melaksanakan training adalah untuk mengubah perilaku SDM dan meningkatkan kinerja mereka dengan rencana dan strategi yang jelas. Pendekatan ini rasional untuk pelatihan dan pengembangan SDM yang ditunjukkan untuk pekerjaan tertentu dalam perusahaan. Jika pendekatan dalam mengukur efektivitas training ini telah metodis, maka akan mendapatkan manfaat yang berkaitan dengan tujuan pembelajaran tersebut.

Tujuan training harus berhubungan dengan kebutuhan perusahaan dan berisi pengetahuan yang diperlukan karyawan untuk memahami tugas dan melakukan kewajibannya serta keterampilan praktis yang diperlukan.

Dengan cara ini kita dapat memastikan bahwa pelatihan tersebut sesuai dengan individu pada saat itu dalam perkembangan mereka dan benar-benar memenuhi kedua kebutuhan mereka dan manajemen perusahaan. Jika kita mengukur efektivitas training, hal ini adalah untuk mengembangkan program pelatihan tersebut, apakah program berbasis kelas atau kegiatan lokakarya yang akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan selanjutnya sehingga dapat mengukur perbaikan dalam kinerja dan kontribusi terhadap perusahaan.

Tujuan training bagi perusahaan adalah sebagai suatu usaha untuk mencapai tujuan khusus melalui training tersebut. Mencapai tujuan individu dalam cara yang sistematis dan logis secara efektif untuk memetakan proses menuju pencapaian tujuan bersama dalam perusahaan.

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan melakukan training diantaranya adalah:

• Produktivitas yang lebih baiK
• Peningkatan moral
• Reputasi ditingkatkan
• Mengurangi stres dalam bekerja
• Pergantian staf yang lebih rendah

Input, Proses, dan Output yang berkaitan dengan training

Ada banyak kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dan untuk menghubungkan kompetensi ini dalam menentukan pelatihan. Dalam hal ini berarti bahwa tujuan strategis perusahaan harus berkaitan dengan tujuan team yang dibentuk dalam perusahaan.

Dalam kompetensi baru akan diperlukan teknologi baru dan persaingan yang mendorong atau mungkin memaksa perusahaan untuk mengadopsi sistem kerja dan proses baru. Beberapa perusahaan terkemuka mengakui bahwa perubahan ini akan mempengaruhi paradigma perusahaan.

Training yang dilakukan perusahaan memberikan perhatian dengan melatih dan memberikan hasil yang diinginkan dalam perusahaan tersebut. Model pengukuran efektivitas training tersebut dirancang untuk menghadapi dan memecahkan masalah. Dalam model ini perbedaan dibuat antara manfaat training jangka pendek dan manfaat yang didapatkan dalam training jangka panjang, tetapi dalam hal ini tujuan sebenarnya adalah menentukan ketersediaan SDM yang potensial melalui pelatihan di masa depan.

Evaluasi training seperti halnya pengukuran efektivitas training umumnya sering diabaikan oleh perusahaan yang telah melakukan training untuk karyawan mereka. Secara umum evaluasi training tidak efektif karena banyak yang cenderung bersifat subyektif dan dipengaruhi oleh pertimbangan yang sebenarnya di luar program itu sendiri.

Sebaiknya sebelum melakukan training harus mengetahui dan menentukan bahwa hal penting adalah untuk mengidentifikasi kompetensi yang benar-benar dibutuhkan oleh individu agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik. Kompetensi ini adalah keterampilan dan pengetahuan yang mendukung yang harus menjadi bagian yang dimiliki perusahaan dan dapat jalankan oleh manajemen perusahaan.
Baca: BEKERJA DENGAN HEBAT!

Pengukuran efektivitas training harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dengan memenuhi kebutuhan pengembangan kompetensi individu dan kelompok. Dengan mencapai tujuan ini perusahaan memiliki tujuan untuk pelatihan dan bisa mendapatkan manfaat pelatihan yang benar-benar memberikan hasil yang nyata bagi perusahaan.

Dalam persaingan bisnis yang sangat ketat seperti sekarang, hal ini adalah sangat penting untuk mempertahankan keunggulan kompetitif melalui tenaga kerja atau SDM dalam perusahaan. Karena itu training perlu dilakukan untuk memberikan yang terbaik dari sistem manajemen dan kinerja yang efektif. Untuk itu training memang dibutuhkan pada tiap perusahaan jika mereka ingin mendapatkan keuntungan jangka panjang dari training tersebut.