PERLUNYA TRAINING SDM
Pelaksanaan training adalah suatu kegiatan INVESTASI jangka menengah dan panjang dari sebuah organisasi atau perusahaan dalam usaha mewujudkan SDM (Sumber Daya Manusia) yang KOMPETEN, baik dari sudut pemikiran, sikap mental, maupun keterampilan kerjanya. Namun, usaha peningkatan kompetensi SDM melalui training ini haruslah TEPAT SASARAN. Artinya, pelaksanaan training HARUS sesuai dengan kebutuhan SDM yang ada di dalam perusahaan tersebut, sehingga pelaksanaan training BUKAN hanya sekedar kegiatan yang dijalankan untuk menghindar dari kewajiban atau instruksi kerja yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
TRAINING HARD SKILLS dan SOFT SKILLS
Kemampuan HARD
SKILLS dan SOFT
SKILLS harus dimiliki oleh apapun pekerjaan dan jabatan dalam sebuah perusahaan, karena kemampuan tersebut satu sama
lain akan
saling mendukung dan menyempurnakan, sehingga performa kerja
menjadi optimal.
Apabila seseorang
cukup pandai, adalah mudah untuk mempelajari kemampuan
teknis (technical skills-HARD SKILLS) untuk berhasil dalam pekerjaannya.
Tetapi bila seseorang berkeinginan
untuk meningkatkan kinerja dan kariernya, maka dia
membutuhkan kemampuan lain, yaitu SOFT SKILLS.
Di banyak perusahaan, sayangnya sering didapati bahwa seorang yang dipromosikan pada jabatan atau posisi sebagai Leader TIDAK dibekali oleh kemampuan
soft skills yang memadai, sehingga tidak efektif dalam menjalankan fungsi, tugas, dan tanggung jawab serta kewajibannta sebagai Leader, bahkan akhirnya gagal. Hal ini tentu menjadi KERUGIAN BESAR bagi perusahaan dalam jangka panjang secara keseluruhan.
Bayangkan waktu, tenaga, pikiran, dan biaya yang telah dan harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk MEMPERBAIKI hal itu.
Bayangkan waktu, tenaga, pikiran, dan biaya yang telah dan harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk MEMPERBAIKI hal itu.
Pengertian hard skill, bila disederhanakan adalah penguasaan ilmu
pengetahuan, teknologi dan ketrampilan teknis yang berhubungan dengan ilmunya,
dan ini dapat dikembangkan dan dipelajari dengan cara membaca, kursus, dan latihan. Sedangkan pengertian soft skill adalah keterampilan seseorang dalam berhubungan dengan orang
lain (INTERPERSONAL SKILLS) dan keterampilan dalam mengatur dirinya
sendiri (INTRA-PERSONAL SKILLS), sehingga mampu
mengembangkan sumber daya yang ada di dalam dirinya secara maksimal, yang mana hal ini dapat dipelajari dari pengalaman hidup, sosialisasi,
kemampuan beradaptasi, dan agama atau
norma yang diyakininya. Tingkat keberhasilan seseorang baik
dalam karir maupun
kehidupan kesehariannya lebih
dominan dipengaruhi oleh SOFT SKILL-nya.
Baca: SOFT SKILL vs HARD SKILL
Baca: SOFT SKILL vs HARD SKILL
TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
Untuk memfasilitasi pelaksanaan training yang tepat sasaran, maka HARUS dilakukan melalui Training Need Analysis (TNA). Dengan demikian, hasil TNA bisa menjadi dasar pelaksanaan training yang sesuai dengan kebutuhan SDM dalam meningkatkan performa kerjanya. Upaya peningkatan kualitas SDM, bisa setara dengan peningkatan kualitas training yang diselenggarakan. Sedangkan kualitas training akan ditentukan oleh kualitas analisa kebutuhan training. Melaksanakan kegiatan TNA yang berkualitas, artinya harus melihat ruang lingkup pelaksanaan TNA agar berjalan secara sistematis, dan mendapatkan data yang akurat.
PENGERTIAN TNA
Secara umum pengertian Training Need Analysis adalah PROSES ANALISA yang dilakukan untuk mengetahui faktor apa saja yang harus diperbaiki atau ditingkatkan di dalam sebuah perusahaan agar kinerja SDM-nya meningkat. Hasil dari kegiatan analisa ini dapat menampilkan kesenjangan atau "gap" antara kinerja yang telah terjadi dengan kinerja yang diharapkan oleh perusahaan. Training sebagai salah satu fasilitas untuk peningkatan dan pengembangan kompetensi SDM, dimaksudkan agar gap yang terjadi bisa dihilangkan atau setidaknya dapat diminimalisir. Berdasarkan gap dari hasil analisa tersebut, maka dapat digunakan untuk penyelenggaraan training (Pendidikan dan Pelatihan) untuk memberikan program training yang tepat sasaran sehingga meminimalisir “gap kompetensi” untuk mewujudkan produktivitas atau kinerja yang diharapkan. Pelaksanaan kegiatan TNA tentunya HARUS dilakukan dengan tujuan yang ingin dicapai tersebut.
Tujuan dari pelaksanaan kegiatan TNA adalah:
1)
Sebagai informasi bahwa training adalah salah satu upaya peningkatan
kompetensi dalam meningkatkan produktivitas kerja SDM.
2)
Sebagai data untuk menenetukan
peserta training yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3)
Sebagai dasar dalam menyusun materi atau silabus training, sehingga
materi yang disampaikan berdampak pada peningkatan kompetensi yang memang
dibutuhkan oleh perusahaan.
4)
Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai
dengan tema atau materi pelatihan.
5)
Memastikan bahwa penurunan kinerja ataupun masalah yang ada adalah
disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan, dan sikap mental dalam bekerja; BUKAN karena alasan-alasan
lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.
6)
Sebagai dasar penyusunan anggaran training.
PESERTA TRAINING
Menentukan peserta training merupakan salah satu hal yang krusial dalam menyusun program pelatihan. Penentuan peserta dalam hal ini termasuk dengan fasilitator/trainer dalam pelatihan tersebut. Dikatakan krusial karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan yang akan dilakukan, memilih trainer yang tepat agar proses pembelajaran dapat sesuai sasaran yang diharapkan. Dengan mengetahui peserta training maka perancang program dapat menentukan format yang tepat dalam pelatihan. Adapun format yang digunakan apakah dengan menggunakan ruang kelas (classroom setting), belajar sendiri (self learning), atau belajar dari pengalaman (experiential learning atau learning by doing). Selain itu, dengan mengetahui siapa peserta yang akan ikut dalam pelatihan, maka perancang program pelatihan dapat menggali lebih jauh berbagai informasi seperti:
a. Apa saja persyaratan minimal (pendidikan, pengalaman, dan
ketrampilan) yang harus dipenuhi oleh peserta pelatihan agar dapat
mengikuti pelatihan tersebut?
b. Apa dasar-dasar pengetahuan dan ketrampilan yang telah dimiliki peserta
pelatihan, termasuk pelatihan apa saja yang pernah diikuti sebelumnya?
c. Apa saja persyaratan yang harus dipenuhi oleh trainer/fasilitator untuk
dapat menyelenggarkan pelatihan? Apakah akan menggunakan trainer
dari dalam perusahaan atau menggunakan trainer dari luar perusahaan?
d. Apa level jabatan peserta training, dan jenis kompetensi apa
yang harus ditingkatkan?
DUKUNGAN MANAJEMEN
Mengingat bahwa hal-hal yang mempengaruhi kinerja SDM maupun perusahaan secara keseluruhan tidak hanya ditentukan oleh pelatihan, maka si perancang pelatihan HARUS benar-benar dapat memastikan bahwa ia mendapatkan dukungan dari berbagai pihak di dalam perusahaan. Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari pihak manajemen untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para peserta pelatihan agar dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan yang telah mereka ikuti. Suasana kondusif tersebut misalnya: menempatkan SDM pada jabatan yang sesuai dengan kompetensinya, memberikan feedback tentang kinerja SDM secara periodik, mendengarkan keluhan dan masalah yang dihadapi oleh SDM dalam menerapkan apa yang telah dipelajari, memberikan reward bagi SDM yang berhasil memenuhi standard kinerja yang diharapkan, menegur atau memberikan sanksi kepada SDM yang tidak menunjukkan kinerja yang optimal, dsb. Komitmen tersebut menjadi sangat penting mengingat bahwa pelatihan bukanlah sarana yang tepat untuk mengendalikan hal-hal yang tidak memiliki hubungan dengan pengetahuan dan keterampilan. Dengan kata lain, pelatihan hanyalah merupakan sarana yang berguna untuk menghilangkan atau mengurangi adanya kesenjangan antara pengetahuan dan ketrampilan yang ada dibandingkan dengan yang diharapkan. Pelatihan tidak bisa dengan mudah dianggap sebagai sarana untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran pegawai, mengatasi PHK atau perampingan perusahaan, meningkatkan gaji dan menciptakan motivasi kerja SDM di lapangan. Pelatihan juga tidak serta merta melahirkan standard kinerja yang diharapkan jika di tempat kerja sehari-hari tidak ada kriteria penilaian tentang standard kinerja tersebut. Selain itu pelatihan tidak bisa menggantikan peran manajemen-Manager atau Kepala Bagian dalam memberikan feedback kepada bawahannya. Oleh karena itu, dalam analisis kebutuhan pelatihan si perancang program harus dapat memastikan bahwa pelatihan tidak akan disalahgunakan oleh pihak manajemen untuk melepaskan tanggungjawab atas ketidakberhasilan mereka dalam mengatasi permasalahan yang ada. Sebaliknya, pelatihan harus dipandang sebagai sarana pendukung bagi keberhasilan pihak manajemen dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Tanpa adanya komitmen yang sungguh-sungguh dari pihak manajemen, maka dapat dipastikan bahwa pelatihan hanya akan berjalan sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan saja.
BUDGET TRAINING
Sekecil apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana. Oleh karena itu amat penting untuk menghitung untung rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan. Dalam hal ini si perancang program pelatihan HARUS mengumpulkan berbagai informasi yang menyangkut hal-hal seperti: biaya apa saja yang harus dikeluarkan untuk peserta pelatihan maupun trainer, apa keuntungan yang akan diperoleh dari pelatihan tersebut dan berapa lama hal itu bisa dicapai, apakah biaya pelatihan masih sesuai dengan budget yang ada, dsb. Salah satu cara yang cukup populer untuk menghitung untung rugi suatu pelatihan adalah dengan menentukan Return On Investment (ROI).
Baca: MENGUKUR EFEKTIVITAS TRAINING SDM
METODE TNA
Pelaksanaan kegiatan TNA dapat direalisasikan dengan menggunakan metode–metode yang tepat sesuai dengan kondisi maupun budaya perusahaan. Untuk memilih metode yang tepat, maka harus dilihat terlebih dahulu sumber data yang ingin diperoleh:
·
Riset atau Survey
·
Penilaian Kinerja (performance appraisal)
·
Perencanaan Karir SDM
·
Perencanaan Penambahan SDM
·
Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi
Setelah
mempertimbangakan sumber data yang sudah ditentukan, maka pelaksana TNA dapat memilih
metode pengumpulan data:
·
Kuesioner
·
Obervasi
·
Wawancara
·
Focus group
·
Regular meeting
·
Mempelajari uraian jabatan
·
Mempelajari data perusahaan
·
Membentuk kelompok penasehat
Dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut di atas, maka pelaksanaan training diharapkan berjalan sukses, artinya tidak menjadi program yang pragmatis. Pelaksanaan training yang ideal memang perlu adanya persiapan berupa analisa kebutuhan pelatihan agar berjalan sistematis, terukur, dan menjadi program yang memberikan kontribusi positif pada perusahaan. Dengan pelatihan yang sistematis tersebut maka proses pencapaian VISI perusahaan niscaya akan terus meningkat karena gap kompetensi akan terus bergerak ke arah kinerja yang diharapkan oleh perusahaan.
Baca: PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Untuk informasi lebih lanjut hubungi:
Drs. Johanes Budi Walujo
PT. Berkat Akur Nanjaya
HP: 08112332777
WA/Line: 081919132777
Facebook: Johanes Budi Walujo
Instagram: johanes_budi_walujo
Twitter: @johanesbudi_w
Email: johanesbudiwalujo@gmail.com
Website: https://www.berkatakurnanjaya.com/
